Prowadzenie dokumentacji kadrowej w firmie jest kluczowym elementem zarządzania zasobami ludzkimi. Dokumentacja ta obejmuje szeroki zakres informacji, od danych osobowych pracowników, przez umowy o pracę, aż po ewidencję czasu pracy i wynagrodzeń. Właściwe zarządzanie tymi dokumentami jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również fundamentem sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. W niniejszym artykule przedstawiamy podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Forma prowadzenia dokumentacji kadrowej
Dokumentację pracowniczą można prowadzić zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Wybór formy zależy od preferencji firmy oraz dostępnych zasobów technologicznych. W przypadku dokumentacji papierowej ważne jest, aby była ona przechowywana w odpowiednich warunkach, które zapewnią jej trwałość i ochronę przed zniszczeniem. Natomiast dokumentacja elektroniczna wymaga stosowania odpowiednich systemów informatycznych, które gwarantują bezpieczeństwo danych oraz ich łatwy dostęp. Obie formy przedsiębiorcy mogą prowadzić samodzielnie lub we współpracy np. z naszą księgową z Siedlec.
Zasady przechowywania dokumentacji
Niezależnie od wybranej formy, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Poufność oznacza, że dostęp do dokumentów mają jedynie uprawnione osoby, co zapobiega nieautoryzowanemu ujawnieniu danych osobowych pracowników. Integralność to pewność, że dokumenty są kompletne i niezmienione, co jest szczególnie istotne w przypadku dokumentacji elektronicznej. Kompletność odnosi się do gromadzenia wszystkich wymaganych prawem dokumentów i informacji. Dostępność natomiast zapewnia, że dokumenty są łatwo dostępne dla osób uprawnionych, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.
Ochrona przed uszkodzeniem i zniszczeniem
Dokumentacja kadrowa musi być przechowywana w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku dokumentów papierowych oznacza to zabezpieczenie ich przed wilgocią, ogniem czy innymi czynnikami zewnętrznymi. Dokumentacja elektroniczna wymaga natomiast regularnego wykonywania kopii zapasowych oraz stosowania systemów zabezpieczeń przed atakami hakerskimi czy awariami sprzętu.
