KSeF w praktyce – jak przygotować firmę do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktur

Wielu przedsiębiorców postrzega Krajowy System e-Faktur wyłącznie jako zmianę techniczną dotyczącą wystawiania dokumentów sprzedaży.

W rzeczywistości KSeF wpływa na cały obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – od sprzedaży, przez księgowość, aż po procesy związane z archiwizacją danych i kontrolą uprawnień użytkowników.

Dlatego przygotowania do wdrożenia nie powinny ograniczać się wyłącznie do aktualizacji programu fakturującego.

Jakie obszary firmy obejmuje KSeF?

Przed wdrożeniem warto przeanalizować:

Proces wystawiania faktur

Należy ustalić:

• kto wystawia faktury,
• kto zatwierdza dokumenty,
• kto odpowiada za korekty,
• jakie systemy są wykorzystywane.

Uprawnienia użytkowników

KSeF wymaga właściwego zarządzania dostępami.

Przedsiębiorca powinien określić:

• osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur,
• osoby odpowiedzialne za odbiór dokumentów,
• zakres uprawnień dla biura rachunkowego.

Obieg dokumentów

W wielu firmach dokumenty funkcjonują równolegle w formie papierowej i elektronicznej.

Wdrożenie KSeF jest dobrym momentem do uporządkowania procesów oraz ograniczenia liczby dokumentów papierowych.

Najczęstsze błędy podczas przygotowań

Odkładanie wdrożenia na ostatnią chwilę

Przygotowanie firmy wymaga czasu, szczególnie jeśli w proces zaangażowanych jest kilka osób.

Brak testów

Przed uruchomieniem systemu warto przeprowadzić testy obejmujące:

• wystawianie faktur,
• odbiór dokumentów,
• korekty,
• współpracę z biurem rachunkowym.

Brak procedur

Przedsiębiorca powinien jasno określić sposób postępowania w przypadku:

• błędów w dokumentach,
• awarii systemów,
• zmian w uprawnieniach użytkowników.

Jakie korzyści może przynieść KSeF?

Po prawidłowym wdrożeniu przedsiębiorcy mogą uzyskać:

• szybszy obieg dokumentów,
• łatwiejszą archiwizację,
• ograniczenie liczby błędów,
• sprawniejszą współpracę z księgowością,
• większą automatyzację procesów.

Jak Prospekt wspiera przedsiębiorców?

Pomagamy klientom przygotować się do KSeF poprzez:

• analizę obecnych procesów,
• wsparcie przy wyborze narzędzi,
• organizację obiegu dokumentów,
• współpracę z dostawcami oprogramowania,
• bieżące wsparcie po wdrożeniu.

Podsumowanie

KSeF jest zmianą organizacyjną, a nie wyłącznie techniczną. Firmy, które odpowiednio wcześniej przygotują procedury i uporządkują obieg dokumentów, znacznie łatwiej przejdą przez proces wdrożenia i szybciej wykorzystają korzyści wynikające z cyfryzacji.